Arbeitszeiterfassung 2026: Pflicht, Möglichkeiten und die besten digitalen Lösungen im Vergleich

Arbeitszeiten auf einem Zettel notieren, Excel-Tabellen am Monatsende zusammensuchen oder Mitarbeiter ihre Stunden nachträglich aus dem Gedächtnis eintragen lassen: Was in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen noch immer zum Alltag gehört, wirkt zunehmend wie ein Relikt aus einer anderen Zeit.

Dabei geht es bei moderner Arbeitszeiterfassung längst nicht mehr nur darum, morgens auf „Kommen“ und nach Feierabend auf „Gehen“ zu drücken. Gute Systeme verbinden heute Arbeitszeiterfassung, Überstundenkonten, Urlaubsplanung, Krankmeldungen, Abwesenheiten, Dienstplanung, Mitarbeiterverwaltung und teilweise sogar die Vorbereitung der Lohnabrechnung miteinander.

Spätestens durch die Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung ist das Thema zudem von einer freiwilligen organisatorischen Verbesserung zu einer wichtigen Arbeitgeberpflicht geworden.

Doch welches System ist das richtige?

Wir haben uns aktuelle Lösungen zur digitalen Arbeitszeiterfassung angesehen und dabei nicht nur auf bekannte Namen wie Clockodo, Papershift, Crewmeister, TimeTac, Clockify oder Toggl Track geschaut. Auch neuere Lösungen wie eingeplant.de, die Zeiterfassung stärker mit Personalorganisation und Dienstplanung verbinden, gehören in einen modernen Vergleich.

In unserem großen Vergleich 2026 betrachten wir zehn interessante Systeme hinsichtlich Funktionsumfang, Bedienbarkeit, Zielgruppe, Erweiterungsmöglichkeiten und Kosten.

Arbeitszeiterfassung ist keine freiwillige Angelegenheit mehr

Eine der wichtigsten Fragen vorweg: Müssen Unternehmen in Deutschland überhaupt Arbeitszeiten erfassen?

Grundsätzlich ja.

Das Bundesarbeitsgericht stellte mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 – fest, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfasst werden kann. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz in unionsrechtskonformer Auslegung.

Der Entscheidung vorausgegangen war bereits das sogenannte Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019. Danach müssen die Mitgliedstaaten gewährleisten, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit bereitstellen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales weist ausdrücklich darauf hin, dass Arbeitgeber nicht darauf warten können, bis das Arbeitszeitgesetz entsprechend angepasst wurde.

Erfasst werden müssen nach der derzeitigen Rechtslage grundsätzlich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Auch Überstunden gehören damit in die Betrachtung. Die konkrete Erfassung kann nach Auffassung des BMAS an Beschäftigte delegiert werden – verantwortlich für die Organisation und Einhaltung der Vorgaben bleibt jedoch der Arbeitgeber.

Interessant ist dabei ein Punkt, der häufig falsch dargestellt wird: Eine ausschließlich elektronische Erfassung ist nach der derzeitigen Rechtslage nicht generell vorgeschrieben. Das BAG hat ausdrücklich Spielraum bei der konkreten Ausgestaltung gelassen. Das BMAS weist ebenfalls darauf hin, dass gegenwärtig keine allgemeine Formvorschrift besteht und die Aufzeichnung beispielsweise auch handschriftlich erfolgen kann.

Die Bundesregierung hat allerdings angekündigt, die Arbeitszeiterfassung künftig konkreter im Arbeitszeitgesetz auszugestalten und dabei eine elektronische Aufzeichnungspflicht gesetzlich zu regeln.

Für Unternehmen stellt sich deshalb weniger die Frage, ob sie sich mit Arbeitszeiterfassung beschäftigen müssen, sondern vielmehr, wie sinnvoll und effizient sie diese organisieren.

Warum Excel und Stundenzettel in der Praxis schnell an ihre Grenzen kommen

Theoretisch lässt sich Arbeitszeit mit Papier, Tabellen oder einfachen Listen dokumentieren. Praktisch entstehen dadurch jedoch schnell Probleme.

Ein typisches Beispiel: Ein Unternehmen beschäftigt 20 Mitarbeiter. Jeder führt einen eigenen Stundenzettel. Am Monatsende müssen diese Daten eingesammelt, geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

Hat jemand seine Pause vergessen?
Wurde eine Schicht getauscht?
Gab es Urlaub?
War ein Mitarbeiter krank?
Sind Überstunden entstanden?
Wurde an einem Feiertag gearbeitet?

Schon wenige Sonderfälle führen dazu, dass aus einer vermeintlich einfachen Zeiterfassung ein erheblicher Verwaltungsprozess wird.

Digitale Systeme automatisieren große Teile davon. Arbeitszeiten werden unmittelbar erfasst, Stundenkonten aktualisiert und Abwesenheiten berücksichtigt. Je nach Software lassen sich anschließend Berichte oder Daten für die Lohnabrechnung exportieren.

Der eigentliche Vorteil einer digitalen Arbeitszeiterfassung liegt deshalb nicht darin, die Papier-Stempeluhr einfach auf einen Bildschirm zu übertragen.

Der Vorteil liegt darin, mehrere Verwaltungsprozesse miteinander zu verbinden.

Was eine gute Zeiterfassung 2026 können sollte

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Unternehmen erheblich. Ein Handwerksbetrieb mit zehn Monteuren benötigt andere Funktionen als eine Agentur mit Projektabrechnung oder ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern im Schichtbetrieb.

Trotzdem gibt es einige Funktionen, die wir bei unserem Vergleich besonders berücksichtigt haben.

1. Einfache Arbeitszeiterfassung

Die wichtigste Funktion muss selbstverständlich funktionieren: Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen müssen möglichst unkompliziert dokumentiert werden können.

Je weniger Klicks notwendig sind, desto größer ist erfahrungsgemäß die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Ideal sind mehrere Möglichkeiten der Erfassung, beispielsweise über:

• Smartphone
• Browser
• Tablet oder Terminal
• manuelle Nachträge
• teilweise projektbezogene Zeiterfassung

Besonders Unternehmen mit Außendienst, Baustellen oder wechselnden Einsatzorten sollten auf eine gute mobile Nutzung achten.

2. Automatische Stunden- und Überstundenkonten

Eine moderne Zeiterfassung sollte nicht nur einzelne Buchungen speichern.

Aus Sollarbeitszeit und tatsächlicher Arbeitszeit sollte automatisch ein Stundenkonto entstehen. Plus- und Minusstunden müssen für Mitarbeiter und Verantwortliche nachvollziehbar sein.

Gerade hier sparen digitale Systeme enorm viel Verwaltungszeit.

Statt am Monatsende Tabellen zu vergleichen, kann beispielsweise unmittelbar angezeigt werden:

Soll: 160 Stunden
Ist: 167,5 Stunden
Saldo: +7,5 Stunden

Noch besser sind Systeme, bei denen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden können.

3. Urlaub direkt mit der Arbeitszeit verbinden

Ein überraschend wichtiger Punkt ist die Urlaubsverwaltung.

Wer Arbeitszeit digital erfasst, aber Urlaubsanträge weiterhin über Papierzettel, E-Mails oder WhatsApp organisiert, digitalisiert nur die Hälfte des Prozesses.

Moderne Lösungen ermöglichen deshalb einen Ablauf wie:

Mitarbeiter stellt Urlaubsantrag → Vorgesetzter genehmigt → Urlaub erscheint im Kalender → Abwesenheit wird automatisch im Arbeitszeitkonto berücksichtigt.

Dadurch entfallen doppelte Eintragungen.

Clockodo beispielsweise verbindet bereits im Basic-Tarif Arbeitszeiterfassung und Urlaubsmanagement. Der reguläre Einstiegspreis liegt aktuell bei 4 Euro pro Nutzer und Monat.

Crewmeister kombiniert im Easy-Tarif Zeiterfassung mit Urlaubsplanung, Krankheit und weiteren Abwesenheiten und startet laut Anbieter bei jährlicher Abrechnung ab 2 Euro pro Nutzer und Monat.

Auch eingeplant.de verfolgt diesen integrierten Ansatz und verbindet Arbeitszeiterfassung mit Urlaubsanträgen, Krankmeldungen und Personalorganisation. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen kann diese Kombination interessant sein, weil dadurch mehrere einzelne Insellösungen ersetzt werden können.

4. Krankmeldungen und andere Abwesenheiten

Neben Urlaub gehören Krankmeldungen zu den häufigsten administrativen Vorgängen.

Idealerweise kann ein Mitarbeiter eine Abwesenheit direkt digital melden. Verantwortliche erhalten die Information und sehen unmittelbar, welche Auswirkungen die Abwesenheit beispielsweise auf Personal- oder Dienstplanung hat.

Das klingt zunächst nach einer kleinen Komfortfunktion.

Bei 20, 50 oder 100 Mitarbeitern kann daraus jedoch eine erhebliche Zeitersparnis entstehen.

Genau an dieser Stelle unterscheiden sich klassische Time-Tracker zunehmend von umfassenderen Workforce-Management- oder HR-Lösungen.

5. Dienstplanung kann zum entscheidenden Unterschied werden

Nicht jedes Unternehmen benötigt einen Dienstplan.

Für Gastronomie, Pflege, Handel, Produktion, Eventunternehmen oder andere Betriebe mit wechselnden Arbeitszeiten ist er jedoch häufig genauso wichtig wie die eigentliche Zeiterfassung.

Hier punkten Systeme wie Papershift besonders deutlich.

Papershift kombiniert Zeiterfassung über Smartphone, Tablet oder Browser mit Arbeitszeitmodellen und – in höheren Paketen – digitaler Dienstplanung. Der Core-Tarif wird derzeit mit 4 Euro pro Mitarbeiter und Monat angeboten; Premium mit Dienstplanung startet bei 6 Euro pro Mitarbeiter und Monat.

Arbeitszeiten können dabei unter anderem über App, Browser, Tablet-Stempeluhr oder direkt anhand des Dienstplans erfasst werden.

Auch eingeplant.de ist gerade wegen der Verbindung aus Zeiterfassung und Dienstplanung interessant. Während manche klassische Zeiterfassungslösungen zunächst vom einzelnen Zeitstempel oder Projekt ausgehen, setzt eingeplant.de stärker beim gesamten Mitarbeiteralltag an: Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit und Dienstplan befinden sich innerhalb eines zusammenhängenden Systems.

Das kann insbesondere für kleinere Unternehmen interessant sein, die keine große HR-Suite benötigen, aber trotzdem mehr wollen als eine reine digitale Stempeluhr.

Nicht jedes Unternehmen braucht eine große HR-Suite

Ein wichtiger Punkt in unserem Vergleich ist die Frage, wie viel Software ein Unternehmen tatsächlich benötigt.

Eine Lösung kann hunderte Funktionen besitzen und trotzdem die falsche Wahl sein.

Wer beispielsweise lediglich zehn Mitarbeiter beschäftigen und deren Arbeitszeit dokumentieren möchte, braucht möglicherweise keine komplexe Personalplattform mit Recruiting, Performance Management, Onboarding, Payroll und Talentmanagement.

Anders sieht es bei einem Unternehmen mit mehreren hundert Beschäftigten aus.

Hier können umfassende HR-Plattformen wie Personio oder Factorial ihre Stärken ausspielen.

Personio positioniert seine Lösung beispielsweise deutlich breiter als reine Zeiterfassung und verbindet HR-Prozesse, Arbeitszeiten und je nach Konfiguration auch Payroll. In einem aktuellen Marktüberblick wird ein Einstieg von etwa 7,60 Euro pro Nutzer und Monat genannt, wobei der tatsächliche Preis vom gewählten Paket und Unternehmensbedarf abhängen kann.

Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass eine große HR-Lösung besser ist.

Für ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitern kann ein schlankes System für Zeiterfassung, Urlaub, Krankheit und Dienstplanung im Alltag sogar wesentlich angenehmer sein.

Deshalb bewerten wir die Lösungen nicht nach dem Prinzip:

Mehr Funktionen = besser.

Entscheidend ist vielmehr das Verhältnis aus Funktionsumfang, Bedienbarkeit und Kosten.

Die Kosten unterscheiden sich stärker, als man zunächst denkt

Ein Blick auf aktuelle Marktpreise zeigt enorme Unterschiede.

Crewmeister beginnt bei jährlicher Abrechnung bereits bei 1,50 Euro pro Nutzer und Monat für die reine Zeiterfassung. Das Easy-Paket mit Urlaubsplaner startet bei 2 Euro, Pro mit zusätzlichen Funktionen wie erweiterter Projektzeiterfassung und Terminalvarianten bei 3 Euro.

Clockodo verlangt regulär 4 Euro pro Nutzer und Monat für Basic. Projektzeiterfassung und Projektcontrolling befinden sich im Pro-Tarif, der regulär 10 Euro kostet; aktuell wird auf der Preisseite für die ersten zwölf Monate ein reduzierter Preis von 8 Euro ausgewiesen.

Papershift startet mit Core bei 4 Euro pro Mitarbeiter und Monat und bietet ab Premium für 6 Euro zusätzlich Funktionen zur Dienstplanung.

International ausgerichtete Lösungen verfolgen teilweise ein anderes Modell.

Clockify bietet beispielsweise einen kostenlosen Tarif für bis zu fünf Nutzer. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei jährlicher Abrechnung derzeit bei 3,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat für Basic, während Standard 5,49 US-Dollar, Pro 7,99 US-Dollar und Enterprise 11,99 US-Dollar kosten.

Toggl Track bietet ebenfalls einen kostenlosen Einstieg. Der Starter-Tarif liegt derzeit bei 9 US-Dollar pro Lizenz und Monat, Premium bei 14 US-Dollar.

Damit reicht das Preisniveau am Markt von kostenlosen Basisangeboten über wenige Euro pro Mitarbeiter bis hin zu deutlich umfangreicheren Lösungen mit zweistelligen Kosten pro Nutzer.

Der günstigste Preis kann täuschen

Nehmen wir ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern.

Ein Unterschied von nur drei Euro pro Mitarbeiter erscheint zunächst gering.

Auf ein Jahr gerechnet sieht das bereits anders aus:

3 € × 25 Mitarbeiter × 12 Monate = 900 €

Bei 100 Mitarbeitern wären es bereits:

3 € × 100 × 12 = 3.600 €

Trotzdem wäre es falsch, automatisch die billigste Software auszuwählen.

Muss für Urlaubsverwaltung, Dienstplanung oder Personalverwaltung anschließend eine zweite oder dritte Software gebucht werden, kann die vermeintlich günstige Zeiterfassung am Ende sogar teurer werden.

Deshalb sollte man immer die Gesamtkosten des benötigten Funktionsumfangs betrachten.

Genau hier können integrierte Plattformen punkten.

Wenn beispielsweise eingeplant.de Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Dienstplanung innerhalb einer Plattform bereitstellt, muss man diese Kombination mit dem Preis vergleichen, den mehrere einzelne Anwendungen zusammen verursachen würden – und nicht ausschließlich mit dem Preis einer einfachen Stempeluhr.

Deutschland oder internationaler Anbieter?

Ein weiterer Unterschied liegt in der Ausrichtung der Anbieter.

Clockify und Toggl Track sind international stark verbreitete Systeme. Besonders bei Projektarbeit, Freelancern, Agenturen und internationalen Teams können sie interessant sein.

Deutsche oder auf den deutschen Markt spezialisierte Anbieter konzentrieren sich dagegen häufig stärker auf Themen wie:

• Arbeitszeitkonten
• deutsche Pausenregelungen
• Urlaubsverwaltung
• DATEV-Export
• Dienstplanung
• Lohnvorbereitung
• Datenschutz
• deutsche Supportstrukturen

Clockodo betreibt seine Lösung beispielsweise nach Angaben aktueller Marktvergleiche in deutschen Rechenzentren. Auch Crewmeister wird als Lösung mit deutschen Rechenzentren geführt.

Papershift nennt EU-Hosting und bietet je nach Paket beziehungsweise Erweiterung Funktionen rund um Dienstplanung, Abrechnung und DATEV-/LODAS-Exporte.

Für deutsche KMU können solche Punkte relevanter sein als beispielsweise besonders ausgefeilte Funktionen zur internationalen Projektabrechnung.

Welche Zeiterfassung passt zu welchem Unternehmen?

Bevor man sich einzelne Anbieter anschaut, sollte man deshalb fünf Fragen beantworten:

1. Wie viele Mitarbeiter sollen das System nutzen?

Bei fünf Mitarbeitern kann eine kostenlose oder sehr günstige Lösung völlig ausreichen. Bei 100 Mitarbeitern spielen Automatisierung, Rechteverwaltung und Abrechnung eine wesentlich größere Rolle.

2. Arbeiten die Mitarbeiter an einem festen Standort oder mobil?

Handwerk und Außendienst benötigen eine andere Lösung als eine klassische Verwaltung.

3. Werden nur Arbeitszeiten oder auch Projektzeiten benötigt?

Agenturen, Beratungen und IT-Unternehmen müssen häufig wissen, wie viele Stunden auf einen bestimmten Kunden oder ein Projekt entfallen.

4. Werden Urlaub, Krankheit und Dienstpläne ebenfalls digital verwaltet?

Wer diese Funktionen benötigt, sollte von Anfang an eine integrierte Lösung wählen.

5. Wie wichtig sind Schnittstellen zur Lohnabrechnung?

Bei größeren Teams können DATEV- oder andere Lohnexporte erheblichen Verwaltungsaufwand einsparen.

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich ein fairer Vergleich durchführen.

Zehn Zeiterfassungstools schaffen es in unseren Vergleich

Für unseren redaktionellen Vergleich haben wir zehn Lösungen ausgewählt, die unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anforderungen abdecken.

Dazu gehören etablierte deutsche Anbieter, internationale Time-Tracking-Plattformen und neuere Lösungen mit einem stärker integrierten Ansatz.

Im zweiten Teil vergleichen wir:

1. eingeplant.de
2. Clockodo
3. Papershift
4. Crewmeister
5. TimeTac
6. ZEP
7. Clockify
8. Toggl Track
9. Factorial
10. Personio

Dabei interessiert uns nicht nur, welches Tool die längste Feature-Liste besitzt.

Wir vergleichen unter anderem:

Arbeitszeiterfassung · mobile Nutzung · Überstunden · Urlaub · Krankmeldungen · Dienstplanung · Projektzeiten · Mitarbeiterverwaltung · Lohn-/DATEV-Anbindung · Kosten · Bedienbarkeit · Eignung für kleine Unternehmen · Skalierbarkeit

Und schon jetzt zeigt sich: Einen Anbieter, der für jedes Unternehmen gleichermaßen die beste Lösung darstellt, gibt es nicht.

Ein Handwerksbetrieb kann mit Crewmeister hervorragend bedient sein. Eine Agentur profitiert möglicherweise stärker von Clockodo, ZEP oder Toggl Track. Ein Schichtbetrieb kann bei Papershift richtig liegen, während größere Unternehmen eher Personio oder Factorial betrachten sollten.

eingeplant.de gehört dagegen zu den besonders interessanten Kandidaten für kleine und mittelständische Unternehmen, die nicht nur Arbeitszeiten erfassen, sondern Personalorganisation möglichst einfach in einer Anwendung bündeln möchten.

Die 10 besten Tools zur Arbeitszeiterfassung 2026 im Vergleich

Nachdem wir im ersten Teil geklärt haben, warum Arbeitszeiterfassung für Unternehmen inzwischen eine zentrale Rolle spielt und worauf Arbeitgeber bei der Auswahl achten sollten, geht es nun um die entscheidende Frage:

Welche Software zur Arbeitszeiterfassung ist 2026 wirklich empfehlenswert?

Die Antwort hängt stark vom Unternehmen ab. Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Mitarbeitern stellt andere Anforderungen an eine Zeiterfassung als eine Agentur, ein Restaurant oder ein Unternehmen mit mehreren hundert Beschäftigten.

Deshalb haben wir nicht einfach die Software mit den meisten Funktionen zum Sieger erklärt. Entscheidend sind für uns vielmehr Bedienbarkeit, Funktionsumfang, Preis-Leistungs-Verhältnis und die Frage, für welche Unternehmensgröße eine Lösung tatsächlich sinnvoll ist.

1. eingeplant.de – starke Komplettlösung für kleine und mittlere Unternehmen

Unsere Empfehlung für KMU

eingeplant.de verfolgt einen Ansatz, der uns im Vergleich besonders gut gefällt: Arbeitszeiterfassung wird nicht als isolierte Funktion betrachtet, sondern als Bestandteil der gesamten Personalorganisation.

Neben der eigentlichen Arbeitszeiterfassung stehen deshalb Funktionen rund um Urlaub, Krankheit, Dienstplanung und Mitarbeiterorganisation im Mittelpunkt.

Genau das kann für kleine und mittelständische Unternehmen entscheidend sein.

Denn in der Praxis besteht das Problem häufig nicht darin, dass überhaupt keine Software vorhanden ist. Stattdessen existieren mehrere voneinander getrennte Lösungen:

Arbeitszeiten werden in einer Anwendung erfasst, Urlaubsanträge kommen per E-Mail, Krankmeldungen per Telefon oder WhatsApp und der Dienstplan liegt als Excel-Datei auf einem Netzlaufwerk.

eingeplant.de möchte diese Prozesse innerhalb einer übersichtlichen Anwendung zusammenführen.

Funktionen von eingeplant.de

Zu den zentralen Bereichen gehören:

• digitale Arbeitszeiterfassung
• Arbeitszeitkonten
• Urlaubsanträge und Urlaubsverwaltung
• Krankmeldungen
• Abwesenheitsverwaltung
• Dienstplanung
• Mitarbeiterverwaltung
• Kalenderfunktionen
• Personalorganisation

Besonders interessant ist der Ansatz für Unternehmen, die mehr als eine reine Stempeluhr, aber keine überdimensionierte HR-Suite benötigen.

Vorteile

+ sehr guter Funktionsmix für KMU
+ Arbeitszeiterfassung und Personalorganisation in einem System
+ Urlaubs- und Krankheitsverwaltung integriert
+ Dienstplanung direkt eingebunden
+ übersichtlicher Ansatz statt unnötig komplexer HR-Strukturen
+ interessant für Handwerk, Handel, Dienstleister und Unternehmen mit Schicht- oder Einsatzplanung

Nachteile

– deutlich jüngerer Anbieter als viele etablierte Wettbewerber
– weniger umfangreiches Integrations-Ökosystem als internationale Plattformen
– für Konzerne mit komplexen internationalen HR-Prozessen derzeit weniger geeignet

Einschätzung der Redaktion

eingeplant.de ist einer der interessantesten Kandidaten unseres Vergleichs, weil die Software genau die Lücke zwischen einfacher Zeiterfassung und großer HR-Plattform besetzt.

Wer lediglich Projektstunden abrechnen möchte, findet spezialisiertere Alternativen. Wer dagegen Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit, Mitarbeiter und Dienstplanung möglichst unkompliziert zusammenführen möchte, sollte eingeplant.de definitiv in die engere Auswahl nehmen.

Redaktionswertung: 9,2/10

Besonders geeignet für: kleine und mittlere Unternehmen, Handwerk, Handel, Dienstleister und Betriebe mit Dienst- oder Einsatzplanung.

2. Clockodo – hervorragend für Zeiterfassung und Projekte

Clockodo gehört zu den etablierten deutschen Lösungen und überzeugt vor allem durch seine klare Benutzeroberfläche.

Der Basic-Tarif kostet regulär 4 Euro pro Nutzer und Monat und beinhaltet Arbeitszeiterfassung sowie Urlaubsmanagement.

Interessant wird Clockodo insbesondere für Unternehmen, die zusätzlich Projektzeiten erfassen.

Im Pro-Tarif kommen Projektzeiterfassung und Projektcontrolling hinzu. Der reguläre Preis beträgt 10 Euro pro Nutzer und Monat; derzeit wird für die ersten zwölf Monate ein reduzierter Preis von 8 Euro angeboten.

Vorteile

+ sehr übersichtliche Bedienung
+ Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung
+ starke Projektzeiterfassung
+ Stundenkonten und Überstundenverwaltung
+ Anbindungen an Lohnbuchhaltungssysteme
+ besonders interessant für Agenturen und Dienstleister

Nachteile

– umfangreichere Projektfunktionen erst im deutlich teureren Pro-Tarif
– keine klassische umfassende Dienstplanung wie bei spezialisierten Workforce-Lösungen
– bei vielen Mitarbeitern können die Pro-Kosten deutlich steigen

Einschätzung der Redaktion

Clockodo ist eine der besten Lösungen für Unternehmen, bei denen Arbeitszeit und Projektzeit gleichermaßen wichtig sind.

Redaktionswertung: 9,0/10

Besonders geeignet für: Agenturen, Beratungen, Büros und projektorientierte Dienstleister.

3. Papershift – besonders stark bei Dienst- und Schichtplanung

Papershift verfolgt einen umfassenderen Ansatz und kombiniert Arbeitszeiterfassung mit Mitarbeiterverwaltung und Dienstplanung.

Der Core-Tarif kostet aktuell 4 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Enthalten sind unter anderem digitale Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Sollstunden und Mitarbeiterprofile.

Für Unternehmen mit Schichtbetrieb ist insbesondere Premium interessant. Für 6 Euro pro Mitarbeiter und Monat kommen Funktionen wie digitale Dienstplanung, automatische Schichtzuweisung, Arbeitszeitmodelle und Mehr-Standort-Planung hinzu.

Zu berücksichtigen ist allerdings die Preisstruktur des Supports: Laut aktueller Preisseite gehört ein Basic-Supportpaket für 39 Euro monatlich verpflichtend zu den Paketen.

Vorteile

+ sehr gute Dienstplanung
+ Arbeitszeiterfassung integriert
+ Abwesenheitsmanagement
+ individuelle Arbeitszeitmodelle
+ Mehr-Standort-Funktionen
+ umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten

Nachteile

– zusätzliche Supportkosten beachten
– für sehr kleine Unternehmen vergleichsweise umfangreich
– zusätzliche Funktionen können die Gesamtkosten erhöhen

Einschätzung der Redaktion

Papershift gehört zu den stärksten Kandidaten, wenn Schicht- und Dienstplanung im Mittelpunkt stehen.

Redaktionswertung: 8,9/10

Besonders geeignet für: Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Filialunternehmen und Schichtbetriebe.

4. Crewmeister – Preis-Leistungs-Tipp für kleinere Betriebe

Crewmeister fällt zunächst durch seine niedrigen Einstiegspreise auf.

Die reine Zeiterfassung beginnt bei jährlicher Abrechnung mit ab 1,50 Euro pro Nutzer und Monat. Wichtig: Der beworbene Ab-Preis bezieht sich laut Anbieter auf 50 Mitarbeiter.

Das Easy-Paket beginnt bei 2 Euro und ergänzt Urlaubsplanung, Krankheit, andere Abwesenheiten sowie Überstundenverwaltung.

Pro startet bei 3 Euro und erweitert das Angebot beispielsweise um zusätzliche Projektzeiterfassung, Terminalvarianten, Berechtigungen und Zuschläge.

Eine Dienstplanung lässt sich zusätzlich buchen und startet bei 2 Euro pro Nutzer und Monat. Für die DATEV-Integration werden ab 0,60 Euro genannt.

Vorteile

+ niedrige Einstiegskosten
+ einfache Bedienung
+ Urlaub und Krankheit verfügbar
+ Überstundenkonto
+ Schichtplanung optional
+ DATEV-Anbindung verfügbar
+ interessant für Handwerksbetriebe

Nachteile

– beworbene Ab-Preise hängen von der Mitarbeiterzahl ab
– Zusatzmodule erhöhen den tatsächlichen Gesamtpreis
– weniger umfassend als große HR-Plattformen

Einschätzung der Redaktion

Wer eine unkomplizierte und günstige Arbeitszeiterfassung sucht, sollte Crewmeister anschauen. Gerade für kleinere Betriebe ist das Preis-Leistungs-Verhältnis attraktiv.

Redaktionswertung: 8,8/10

Besonders geeignet für: Handwerk, Bau, Außendienst und kleinere Unternehmen.

5. TimeTac – umfangreiche Lösung für wachsende Unternehmen

TimeTac ist eine interessante Alternative für Unternehmen, die Arbeitszeiterfassung mit weiteren HR-Prozessen kombinieren möchten.

Neben der klassischen Arbeitszeiterfassung bietet das System unter anderem Möglichkeiten rund um Abwesenheiten, Urlaubsverwaltung und Projektzeiten.

Damit bewegt sich TimeTac zwischen einfacher Zeiterfassung und umfangreicher Personalsoftware.

Vorteile

+ modularer Aufbau
+ Arbeitszeiterfassung
+ Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
+ Projektzeiterfassung
+ für wachsende Unternehmen geeignet

Nachteile

– Kosten hängen vom gewünschten Funktionsumfang ab
– mehrere Module können den Gesamtpreis erhöhen
– für Kleinstunternehmen möglicherweise umfangreicher als notwendig

Einschätzung der Redaktion

TimeTac eignet sich besonders für Unternehmen, die mit einer Zeiterfassung beginnen, langfristig aber weitere HR-Prozesse digitalisieren möchten.

Redaktionswertung: 8,6/10

6. ZEP – Spezialist für projektorientierte Unternehmen

ZEP verfolgt einen etwas anderen Schwerpunkt.

Hier steht nicht nur die Anwesenheitszeit eines Mitarbeiters im Mittelpunkt, sondern insbesondere die Frage:

Wie viel Zeit wurde für welches Projekt und welchen Kunden aufgewendet?

Für Beratungsunternehmen, Agenturen, IT-Dienstleister oder Ingenieurbüros kann genau das entscheidend sein.

Projektzeiten lassen sich erfassen und anschließend beispielsweise für Projektcontrolling oder Abrechnung nutzen.

Vorteile

+ sehr gute Projektzeiterfassung
+ Projektcontrolling
+ geeignet für abrechenbare Leistungen
+ interessant für professionelle Dienstleister
+ umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten

Nachteile

– für reine Personalzeiterfassung teilweise unnötig umfangreich
– weniger auf klassische Dienstplanung ausgerichtet
– Funktionsumfang kann für kleine Betriebe komplex wirken

Einschätzung der Redaktion

Wer Stunden direkt Kunden und Projekten zuordnen muss, sollte ZEP in die engere Auswahl aufnehmen.

Redaktionswertung: 8,5/10

7. Clockify – enormer Funktionsumfang und günstiger Einstieg

Clockify ist international eine der bekanntesten Time-Tracking-Lösungen.

Ein großer Vorteil ist der kostenlose Tarif. Dieser ermöglicht derzeit Zeiterfassung für bis zu fünf Nutzer.

Danach beginnen die kostenpflichtigen Tarife bei jährlicher Zahlung mit:

Basic: 3,99 US-Dollar pro Nutzer/Monat

Standard: 5,49 US-Dollar

Pro: 7,99 US-Dollar

Enterprise: 11,99 US-Dollar

Gerade der Standard-Tarif ist für Unternehmen interessant, weil dort unter anderem Abwesenheiten, Genehmigungen sowie Anwesenheits- und Überstundenfunktionen hinzukommen.

Pro erweitert das System beispielsweise um Zeitplanung, Prognosen, Arbeitskosten, Budgets und GPS-Tracking.

Vorteile

+ kostenloser Einstieg möglich
+ Apps für Desktop und Smartphone
+ sehr gute Projektzeiterfassung
+ umfangreiche Berichte
+ zahlreiche Integrationen
+ auch für internationale Teams interessant

Nachteile

– stärker auf internationales Time- und Project-Tracking ausgerichtet
– wichtige HR-Funktionen teilweise erst in höheren Tarifen
– für kleine deutsche Betriebe möglicherweise unnötig komplex

Einschätzung der Redaktion

Clockify ist funktional beeindruckend. Für Freelancer und projektorientierte Teams gehört die Plattform zu den besten Angeboten.

Für ein klassisches deutsches KMU, das hauptsächlich Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit und Dienstpläne verwalten möchte, sind andere Lösungen häufig intuitiver.

Redaktionswertung: 8,4/10

8. Toggl Track – hervorragender Time-Tracker für Projektteams

Toggl Track ist besonders bei Freelancern, Agenturen und digitalen Teams beliebt.

Die Stärke liegt eindeutig in der unkomplizierten Projektzeiterfassung.

Zeiten können über Web, Desktop oder Smartphone erfasst werden. Dazu kommen zahlreiche Integrationen sowie umfangreiche Projekt- und Produktivitätsauswertungen.

Der Starter-Tarif kostet derzeit bei jährlicher Abrechnung 9 US-Dollar pro Lizenz und Monat.

Premium wird im ersten Jahr mit 14 US-Dollar pro Lizenz und Monat angeboten und verlängert sich anschließend laut Anbieter zu 18 US-Dollar. Dafür stehen beispielsweise Profitabilitätsanalysen, Timesheet-Genehmigungen, individuelle Berichte und zusätzliche Integrationen zur Verfügung.

Vorteile

+ ausgezeichnete Bedienbarkeit
+ sehr gute Projektzeiterfassung
+ über 100 Integrationen per Browser-Erweiterung
+ umfangreiche Reporting-Funktionen
+ gut für internationale Teams

Nachteile

– vergleichsweise hoher Preis für umfangreichere Pakete
– Fokus stärker auf Projekte als klassische Personalverwaltung
– Dienstplanung spielt eine untergeordnete Rolle

Einschätzung der Redaktion

Für Agenturen, Freelancer und internationale Projektteams ist Toggl Track ausgezeichnet.

Für einen deutschen Handwerksbetrieb, Einzelhändler oder klassischen Mittelständler wären andere Kandidaten aus diesem Vergleich allerdings häufig passender.

Redaktionswertung: 8,3/10

9. Factorial – wenn Zeiterfassung Teil einer HR-Plattform sein soll

Factorial geht deutlich über klassische Zeiterfassung hinaus.

Die Plattform positioniert sich als umfassende HR-Lösung und kann zahlreiche Prozesse rund um Mitarbeiter digitalisieren.

Das macht Factorial besonders für Unternehmen interessant, die nicht nur ihre Stundenzettel ersetzen wollen, sondern grundsätzlich ihre Personalverwaltung modernisieren möchten.

Vorteile

+ umfangreiche HR-Plattform
+ Arbeitszeit- und Abwesenheitsmanagement
+ Mitarbeiterverwaltung
+ viele Personalprozesse innerhalb einer Plattform
+ gute Skalierbarkeit

Nachteile

– für reine Zeiterfassung überdimensioniert
– höhere Komplexität als bei spezialisierten Tools
– Kosten nicht so einfach mit einem einzigen öffentlichen Standardpreis vergleichbar

Einschätzung der Redaktion

Factorial ist weniger eine klassische Zeiterfassungs-App als eine umfassende HR-Plattform.

Das ist gleichzeitig Stärke und Schwäche.

Wer eine komplette HR-Digitalisierung plant, sollte Factorial betrachten. Wer lediglich 15 Mitarbeiter, deren Urlaub und Arbeitszeiten verwalten möchte, kommt möglicherweise mit einer schlankeren Lösung schneller ans Ziel.

Redaktionswertung: 8,2/10

10. Personio – leistungsfähig, aber für kleine Betriebe häufig zu groß

Personio gehört zu den bekanntesten HR-Plattformen im deutschsprachigen Raum.

Die Software geht erheblich über Arbeitszeiterfassung hinaus und kann zahlreiche Personalprozesse abbilden.

Dazu gehören je nach gebuchter Lösung unter anderem Mitarbeiterverwaltung, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Recruiting und weitere HR-Prozesse.

Damit richtet sich Personio eher an Unternehmen, die ihre Personalverwaltung umfassend digitalisieren möchten.

Vorteile

+ sehr umfangreiche HR-Funktionen
+ Mitarbeiterverwaltung
+ Abwesenheiten und Arbeitszeiten
+ zahlreiche Integrationsmöglichkeiten
+ geeignet für wachsende Organisationen

Nachteile

– für kleine Unternehmen schnell überdimensioniert
– komplexer als reine Zeiterfassungssysteme
– tatsächliche Gesamtkosten hängen von Paket und Anforderungen ab
– für einfache Zeiterfassung gibt es günstigere Lösungen

Einschätzung der Redaktion

Personio ist leistungsfähig, löst aber ein größeres Problem als die reine Arbeitszeiterfassung.

Für mittelgroße und größere Unternehmen kann das hervorragend passen. Ein Betrieb mit zehn oder zwanzig Mitarbeitern sollte dagegen prüfen, ob er tatsächlich eine vollständige HR-Plattform benötigt.

Redaktionswertung: 8,0/10

Arbeitszeiterfassung 2026: Die Anbieter im direkten Vergleich

• Preise und Tarifstrukturen können sich ändern und hängen teilweise von Nutzerzahl, Vertragslaufzeit, gewählten Modulen und Zusatzleistungen ab. Nettopreise sind bei B2B-Angeboten üblich.

** abhängig vom gewählten Clockify-Tarif.

Welches Zeiterfassungssystem ist für wen das beste?

Nach unserem Vergleich ergeben sich keine universellen Sieger, sondern mehrere Empfehlungen.

Kleines oder mittelständisches Unternehmen

Wer eine unkomplizierte Lösung sucht und neben der Zeiterfassung auch Urlaub, Krankheit und Dienstplanung organisieren möchte, sollte sich eingeplant.de näher ansehen.

Hier gefällt uns besonders, dass nicht versucht wird, aus einer Zeiterfassung eine überdimensionierte Konzern-HR-Plattform zu machen.

Handwerksbetrieb

Crewmeister und eingeplant.de sind hier besonders interessant.

Crewmeister punktet mit niedrigen Einstiegskosten und einer auf kleinere Betriebe zugeschnittenen Struktur.

eingeplant.de wird interessant, sobald neben Arbeitszeiten auch Dienstplanung, Urlaub, Krankheit und Personalorganisation stärker miteinander verbunden werden sollen.

Agentur oder Beratungsunternehmen

Hier sehen wir Clockodo, ZEP und Toggl Track weit vorne.

Der Grund ist einfach: In diesen Unternehmen reicht es nicht zu wissen, wie lange jemand gearbeitet hat.

Entscheidend ist zusätzlich:

Für welchen Kunden wurde gearbeitet?

An welchem Projekt?

Wie viele Stunden können abgerechnet werden?

Ist das Projekt noch profitabel?

Dafür sind klassische Projektzeiterfassungssysteme hervorragend geeignet.

Gastronomie, Handel und Schichtbetrieb

Papershift gehört hier zu den stärksten Angeboten.

Auch eingeplant.de ist aufgrund der integrierten Dienstplanung interessant.

Entscheidend ist in diesem Bereich weniger ein ausgefeiltes Projektcontrolling, sondern die schnelle Antwort auf Fragen wie:

Wer arbeitet morgen?

Wer hat Urlaub?

Wer ist krank?

Welche Schicht ist noch nicht besetzt?

Wie viele Stunden hat ein Mitarbeiter bereits gearbeitet?

Größere Unternehmen mit umfassender HR-Digitalisierung

Factorial und Personio spielen ihre Stärken aus, wenn Zeiterfassung nur ein Teil eines größeren Digitalisierungsprojekts ist.

Sollen zusätzlich Recruiting, Mitarbeiterdaten, Dokumente, Personalprozesse und weitere HR-Themen innerhalb einer Plattform verwaltet werden, kann eine umfangreiche HR-Suite die sinnvollere Investition sein.

Kostenvergleich: Warum der Monatspreis allein wenig aussagt

Ein Unternehmen sollte niemals ausschließlich den günstigsten Preis pro Mitarbeiter vergleichen.

Nehmen wir einen Betrieb mit 25 Mitarbeitern.

Eine einfache Zeiterfassung könnte beispielsweise 3 Euro pro Mitarbeiter kosten:

25 × 3 € = 75 € monatlich

Benötigt das Unternehmen anschließend noch eine zweite Software für Dienstplanung und eine dritte Lösung für Urlaubsverwaltung, sieht die Rechnung schnell anders aus.

Angenommen:

Zeiterfassung: 75 €

Dienstplanung: 50 €

weitere Personalverwaltung: 50 €

Dann entstehen bereits:

175 € monatlich

beziehungsweise:

2.100 € jährlich

Und selbst diese Rechnung berücksichtigt noch nicht den zusätzlichen Verwaltungsaufwand, wenn Daten zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden müssen.

Genau deshalb sind Plattformen wie eingeplant.de oder Papershift interessant.

Wenn mehrere Personalprozesse innerhalb eines Systems abgebildet werden können, sollte der Preis nicht mit einer einfachen Zeiterfassungs-App verglichen werden.

Verglichen werden muss vielmehr:

Was kostet uns der gesamte Prozess?

Ein unterschätzter Kostenfaktor: Arbeitszeit der Verwaltung

Softwarepreise sind sichtbar.

Verwaltungszeit dagegen häufig nicht.

Nehmen wir an, eine verantwortliche Person benötigt jeden Monat sechs Stunden, um Stundenzettel einzusammeln, Urlaubslisten zu aktualisieren, Krankmeldungen nachzutragen und Dienstpläne anzupassen.

Bei internen Personalkosten von beispielsweise 30 Euro pro Stunde entstehen:

6 Stunden × 30 € = 180 € monatlich

Das entspricht:

2.160 € pro Jahr.

Reduziert eine digitale Lösung diesen Aufwand nur um die Hälfte, beträgt die rechnerische Einsparung bereits:

1.080 € jährlich.

Dazu kommen mögliche Fehler, Rückfragen und Korrekturen.

Eine Zeiterfassungssoftware für 50 oder 100 Euro im Monat kann deshalb wirtschaftlich sinnvoll sein, obwohl Papier oder Excel auf den ersten Blick „kostenlos“ erscheinen.

Kostenlose Zeiterfassung: sinnvoll oder nicht?

Kostenlose Lösungen können durchaus sinnvoll sein.

Gerade Freelancer, Gründer oder sehr kleine Teams können beispielsweise mit dem kostenlosen Clockify- oder Toggl-Angebot starten.

Problematisch wird es erst, wenn aus Kostengründen dauerhaft mit einer Lösung gearbeitet wird, die eigentlich nicht mehr zu den betrieblichen Abläufen passt.

Bei fünf Mitarbeitern ist eine fehlende Urlaubsverwaltung vielleicht noch verschmerzbar.

Bei 30 Mitarbeitern wird daraus schnell ein organisatorisches Problem.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:

Welche Zeiterfassung ist kostenlos?

Sondern:

Welche Lösung spart unserem Unternehmen mehr Zeit und Geld, als sie kostet?

Was wir 2026 von einer guten Arbeitszeiterfassung erwarten

Unser Vergleich zeigt eine interessante Entwicklung.

Die klassische digitale Stempeluhr reicht vielen Unternehmen nicht mehr.

Arbeitszeit hängt unmittelbar mit anderen Personalprozessen zusammen.

Ein Mitarbeiter arbeitet nicht, weil er beispielsweise:

• Urlaub hat,
• krank ist,
• Überstunden abbaut,
• einen freien Tag hat,
• in einer anderen Schicht eingeplant wurde.

Deshalb ist es nur logisch, diese Informationen miteinander zu verbinden.

Wir gehen davon aus, dass sich Zeiterfassungssysteme in den kommenden Jahren immer stärker in Richtung Mitarbeiter- und Workforce-Management entwickeln werden.

Genau deshalb bewerten wir Anbieter positiv, die diese Prozesse bereits heute zusammenführen.

Wer 2026 noch ausschließlich mit Papier-Stundenzetteln oder verstreuten Excel-Dateien arbeitet, sollte die Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung ernsthaft prüfen.

Dabei muss es keineswegs sofort eine große HR-Plattform sein.

Unsere Empfehlung hängt stark von der Unternehmensstruktur ab.

Für kleine und mittelständische Unternehmen sehen wir eingeplant.de besonders weit vorne. Die Kombination aus Arbeitszeiterfassung, Urlaub, Krankmeldungen, Dienstplanung und Personalorganisation trifft einen Bedarf, den viele KMU tatsächlich haben. Statt möglichst viele HR-Funktionen anzuhäufen, konzentriert sich die Plattform auf die Prozesse, die im Arbeitsalltag regelmäßig benötigt werden.

Clockodo ist unsere Empfehlung für projektorientierte Unternehmen, die neben Arbeitszeiten vor allem Kunden- und Projektstunden erfassen möchten.

Crewmeister erhält unseren Preis-Leistungs-Tipp, insbesondere für kleinere Betriebe und Handwerksunternehmen, die günstig in die digitale Zeiterfassung einsteigen möchten.

Papershift empfehlen wir insbesondere Unternehmen mit komplexerer Dienst- und Schichtplanung.

Für Freelancer und internationale Projektteams sind Clockify und Toggl Track starke Alternativen.

Wer dagegen eine umfassende Digitalisierung der gesamten Personalabteilung plant, sollte sich Lösungen wie Factorial oder Personio ansehen.

Damit ergibt sich für uns kein einzelner Gewinner für jedes Unternehmen.

Für den klassischen deutschen Mittelstand würden wir unsere engere Auswahl jedoch auf eingeplant.de, Clockodo, Papershift und Crewmeister reduzieren.

Und hier hat eingeplant.de einen entscheidenden Vorteil: Die Plattform versucht nicht, ausschließlich die beste digitale Stempeluhr zu sein.

Sie setzt einen Schritt früher an und betrachtet Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit und Dienstplanung als zusammenhängenden Prozess.

Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist genau das wahrscheinlich die sinnvollere Form der Digitalisierung.